Risicogestuurd Werken: 5 tips voor morgen

Twee terugkerende vragen over risicogestuurd werken.

Martin-van-Staveren_615.jpg

Waarom zou ik het doen en hoe doe ik dat dan? In deze column geef ik hierop antwoord.

De waaromvraag is het eenvoudigst te beantwoorden: gewoon om je doelen te kunnen realiseren, ondanks onzekerheid. Want ga maar na, je hebt vast ook enkele taken of werkdoelen afgesproken met collega’s, medewerkers of leidinggevenden. Bijvoorbeeld over het versneld afronden van een project, of het verhogen van klant- of patiënttevredenheid. En ik kan met niet voorstellen dat je op weg naar die doelen niets minimaal iéts van onzekerheid tegenkomt.

Bijvoorbeeld afhankelijkheden van derden, bij de versnelde planning van het project. Of de door recente media-aandacht veranderde percepties van klanten over je product, of van patiënten over je zorg. Risicogestuurd werken helpt om dergelijke onzekerheden, mét de te verwachten effecten op je doelen, als risico in het vizier te krijgen. En om vervolgens scherp te kiezen er al dan niet wat aan te doen.

Dan de tweede vraag, de hoe-vraag: hoe ga ik risicogestuurd werken in mijn dagelijkse activiteiten? Terwijl ik het al flink druk heb? En eigenlijk geen tijd heb om er nóg iets extra’s bij te nemen?

Nu volgen vijf tips om risicogestuurd werken vanaf morgen al in je eigen werkpraktijk te brengen. Dit zonder dat het veel extra tijd kost en mét de kans om een relevant risico tijdig de kop in te drukken.

Tip 1: Werkdrukbewustzijn
Werkdruk, tijdgebrek en de stress die dat oplevert verhogen niet alleen de kans op fouten. Ze zijn ook 'stille killers' op het gebied van risico’s. In (te) drukke omstandigheden sta je bijvoorbeeld niet open voor signalen die wijzen op een afwijking. Of voor medewerkers met een nog wat vaag maar wel relevant verhaal. Kom volgende week maar terug, heb ik nu even geen tijd voor. Wees je dus bewust van je werkdruk en het effect die dat op je risicoperceptie heeft.

Tip 2: Wat is je grootste werknachtmerrie, vertaald in een risico?
Iedereen heeft in elk type werk wel een of enkele werknachtmerries: als dát gebeurt, dan zijn we failliet, kan ik mijn zorgvuldig opgebouwde reputatie wel vergeten, en dergelijke. Dergelijke spookbeelden zijn risico’s als ze realistisch en onzeker zijn – ze kunnen daadwerkelijk optreden en dat is nog niet gebeurd - én als ze je werkdoel danig kunnen verstoren.

Tip 3: Wat kun je daar zelf aan doen, wat of wie heb je nodig?
Aansluitend op Tip 2, wat kun je zelf aan dat nachtmerrie-risico doen? Kun je de waarschijnlijkheid van het optreden beïnvloeden, of de oorzaak zelfs helemaal wegnemen? Kun je de gevolgen van zo’n risico beperken? Wat of wie heb je daarbij nodig? En niet te vergeten, wegen deze inspanningen op tegen de te verwachten beperking van dat risico? Ofwel, ga je er echt rustiger van slapen?

Tip 4: Rondje risico’s in het overleg
Iedereen die werkt overlegt daarover, in de een of andere vorm. Dit kan een werkoverleg zijn, of een (management)teamoverleg, een voortgangsbespreking of een acquisitiegesprek bij een interessante potentiële opdrachtgever. Welke onzekerheden met relevante effecten op de besproken taken, eisen, doelen of offerte zijn er? Hebben we daarvan een soortgelijke beeld? Willen we daar wat aan doen, en zo ja wat? Een dergelijk ‘rondje risico’s’ geeft risicobewustzijn en leidt waar nodig tot actie. Met andere woorden: iets aan één of enkele risico’s gaan doen helpt gewoon om de kans op het realiseren van de afgesproken taken, eisen, doelen of offerte te vergoten.

Tip 5: Bespreek en leer van de (bijna) missers
Waar mensen werken worden fouten gemaakt: shit happens. Risicogestuurd werken betekent deze realiteit accepteren. En ook om het optreden van fouten in de kiem te smoren. Daarbij helpt het om bijna of volledige missers open, met alle betrokkenen, te bespreken. Niet om elkaar te beschuldigen. Wel om te achterhalen welke signalen zijn gemist, of het om risico’s ging die al dan niet waren te voorzien, en hoe hier in de toekomst effectiever mee om te gaan.

Deze 5 tips geef ik vaak aan het eind van presentaties over Risicogestuurd werken in de praktijk. Om te laten zien dat het allemaal niet zo ingewikkeld is. En weinig extra tijd en geld hoeft te kosten. En ook dat het bewuste risicosturing het verschil maakt in het realiseren van je doelen, ondanks de vaak onvermijdelijke onzekerheden en bijbehorende risico’s.

Dr. Martin van Staveren adviseert organisaties over omgaan met risico’s en onzekerheden. Zijn missie is om daarmee effectiviteit en welzijn binnen en buiten organisaties te vergroten. Martin is ook kerndocent aan de postacademische masteropleidingen Risicomanagement en Public Management, Universiteit Twente. Begin 2015 verscheen zijn boek 'Risicogestuurd werken in de praktijk' bij uitgever Vakmedianet.